Os gerentes de empresas de todos os tamanhos devem lidar com várias responsabilidades operacionais. Isso inclui, entre outras coisas, processos de negócios como gerenciamento da cadeia de suprimentos, gerenciamento de relacionamento com o cliente e planejamento de recursos de fabricação. Não é fácil lidar com todos esses componentes de negócios de forma independente ou manual. O uso crescente de sistemas como planejamento de recursos empresariais (ERP) é compreensível. Sistemas ERP integrar todos os departamentos da empresa, resultando em fluxos de trabalho e processos de tomada de decisão mais simplificados. Agora que há mais tempo, as empresas podem se concentrar em suas principais capacidades.
O que é ERP?
O ERP é principalmente um programa que permite verificações e balanços internos enquanto agiliza as operações de negócios. Isso é obtido por meio de um banco de dados centralizado que reúne informações de vários departamentos, incluindo contabilidade, produção, gerenciamento da cadeia de suprimentos, vendas e marketing (RH).
Toda empresa tem tarefas a serem concluídas que incluem várias partes interessadas com várias responsabilidades. No entanto, torna-se desafiador quando as informações necessárias para realizar procedimentos e tomar decisões importantes são distribuídas em várias plataformas. Quer as informações sejam mantidas em planilhas ou software de gerenciamento de negócios, os funcionários precisam de ajuda para encontrá-las e ocasionalmente precisam de acesso.
É extremamente desafiador manter todos atualizados, dada a variedade de fontes de dados, e a produtividade e o trabalho em equipe sofrem, especialmente à medida que a empresa cresce. Os funcionários precisam de mais tempo para procurar documentos e podem acabar duplicando o trabalho, pois não há um lugar onde possam obter as informações mais recentes sobre todos os aspectos da organização relevantes para eles.
Esse problema é resolvido por um sistema ERP, que reúne dados em um único banco de dados para dar aos gerentes e funcionários visibilidade interdepartamental. Além disso, elimina os problemas decorrentes de fontes de dados contrastantes e permite analisar vários cenários, encontrar maneiras de otimizar processos e fornecer benefícios significativos de eficiência. Como resultado, os custos são reduzidos e os funcionários são mais produtivos, pois gastam menos tempo procurando informações.
Como funciona um ERP?
As soluções de planejamento de recursos empresariais freqüentemente empregam um único banco de dados para várias tarefas de negócios para eliminar o trabalho humano e simplificar os fluxos de trabalho corporativos atuais. Os painéis são frequentemente usados em sistemas ERP, permitindo que os usuários monitorem a eficiência e a lucratividade observando dados em tempo real em toda a empresa. Dependendo do sistema ERP que você usa, a solução pode considerar níveis de estoque, datas de remessa e outros fatores para determinar qual centro de distribuição pode concluir um pedido em tempo hábil. Sem um ERP, os dados departamentais são compartimentados, o que dificulta o acesso em toda a empresa. Com a ajuda de um sistema de planejamento de recursos empresariais, vários departamentos podem compartilhar e acessar dados da empresa em um único local.
Principais características do ERP:
1. Contabilidade
Orçamentos, projeções, razão geral (GL), contas a pagar (AP) e contas a receber (AR) são apenas alguns exemplos de dados financeiros que podem ser rastreados, armazenados e analisados usando os recursos de contabilidade (AR) do ERP. Os sistemas podem executar tarefas complexas, como administração tributária, gerenciamento de ativos fixos, reconhecimento de receita e reconciliação de várias moedas.
2. Gestão de relacionamento com o cliente (CRM)
As informações de relacionamento com o cliente são adicionadas ao mix quando os componentes do CRM são integrados aos sistemas ERP, expandindo a perspectiva do negócio. Todas as informações do cliente, incluindo contatos, históricos de pedidos, ordens de compra e status de clientes em potencial, são armazenadas em um único banco de dados de fácil acesso.
3. Vendas e marketing
A capacidade de vender, fazer upsell, criar lances e comprar pedidos, prever, gerenciar comissões e acompanhar informações cruciais, como margens de lucro e índices, é outra vantagem que os sistemas ERP com CRM integrado fornecem às equipes de marketing e vendas.
A capacidade de gerar mais leads, desenvolver e implementar campanhas rapidamente e monitorar a atividade do cliente ao longo do ciclo de vendas pode ser vantajosa para as equipes de marketing.
4. Gestão da cadeia de suprimentos (SCM)
Os sistemas ERP monitoram estoque, demanda, procedimentos de produção, logística e distribuição para coletar informações sobre a eficácia de uma empresa no gerenciamento de sua cadeia de suprimentos. As operações são otimizadas por ordens de serviço sugeridas, ordens de transferência e ordens de compra distribuídas em vários locais em uma cadeia de suprimentos totalmente automatizada e vinculada.
O planejamento de recursos e estoques de distribuição pode se beneficiar do uso de sistemas SCM. O monitoramento da cadeia de suprimentos em tempo real pode ajudar as empresas a encontrar regiões de desperdício e melhorar o gerenciamento e o controle de estoque.
5. Recursos humanos (RH)
O componente de RH de um sistema ERP atua como uma plataforma abrangente para gerenciar funcionários, incluindo controle de ponto, folha de pagamento, contratação e integração. Procedimentos complexos de RH, como deduções de impostos e benefícios, podem ser automatizados com a integração do ERP, economizando tempo, dinheiro e erros humanos.
6. Automação
Folha de pagamento, processamento de pedidos, faturamento, relatórios e outras operações comerciais repetitivas podem ser automatizadas com a ajuda de um sistema ERP. A automação acelera a entrada de dados, reduz os erros e libera o tempo da equipe para tarefas que agregam mais valor.
Devido à natureza dos sistemas ERP, as informações inseridas por um usuário são acessíveis a todos os usuários da empresa. Assim, por exemplo, quando um SKU específico se torna disponível, um módulo de rastreamento de estoque pode iniciar instantaneamente uma remessa e uma fatura. Isso resulta em aumento de receita e maior satisfação do cliente. Ou, para ajudá-los a tomar decisões, os líderes de linha de negócios podem receber imediatamente as estatísticas mais recentes sobre fluxo de caixa e outras métricas.
7. Integração
Barreiras de dados podem causar ineficiência, oportunidades perdidas e desacordo operacional departamental. O benefício principal e indiscutivelmente mais significativo do ERP é a capacidade de compartilhar dados financeiros, funcionais e de negócios críticos em toda a organização quase em tempo real a partir de um único ponto de vista.
Os sistemas ERP fornecem os meios para criar inteligência de negócios, traduzindo esses dados em relatórios e insights que uma empresa pode usar, entre outras coisas, para realocar recursos ou explorar novas oportunidades de mercado.
8. Análise de dados
O uso eficaz de dados é sempre um dos principais objetivos dos CFOs e outros executivos corporativos. Os funcionários agora podem coletar uma ampla gama de dados graças à análise de dados, que pode se transformar em percepções acionáveis sobre novas perspectivas de negócios e como melhorar as operações atuais, cortar custos, detectar fraudes e fornecer melhores serviços aos consumidores.
Por que isso importa?
Muitas empresas dependem de tecnologias ERP (Enterprise Resource Planning) para ter sucesso. Planejamento de recursos empresariais (ERP) é o nome dado ao software e sistemas usados para planejar, coordenar e gerenciar todos os processos vitais de manufatura, finanças, cadeia de suprimentos e outros processos de negócios. O ERP pode simplificar as operações de negócios automatizando contabilidade, marketing, gerenciamento de projetos, gerenciamento de relacionamento com clientes, gerenciamento de riscos e gerenciamento da cadeia de suprimentos. Embora uma corporação possa utilizar um único aplicativo de ERP, ter um conjunto completo de sistemas de ERP agiliza os processos, vincula todas as áreas da empresa e permite uma melhor coleta e comunicação de dados. Os sistemas ERP de hoje ampliam as operações, permitindo a colaboração e soluções digitais para se comunicar efetivamente com parceiros fora da empresa, como clientes, fornecedores, instituições financeiras, etc., embora cada empresa veja o valor dessa tecnologia de maneira diferente. A seguir estão alguns benefícios críticos e abrangentes que o ERP oferece:
1. Informações em tempo real e relatórios aprimorados
Uma das vantagens mais significativas do ERP é que ele funciona como um hub de dados vitais. Uma única fonte de verdade e a visibilidade que você precisa para tomar melhores decisões são fornecidas por um local central onde você pode coletar, armazenar e analisar dados de suas atividades usando um sistema ERP. Esses dados centralizados permitem que uma organização obtenha informações em tempo real e produza relatórios mais úteis. Pode-se comparar as operações entre as divisões e verificar diariamente as variáveis da empresa, como níveis de estoque, para melhor gerenciar o capital sem a necessidade de inúmeras planilhas ou fontes de dados. Os avanços tecnológicos estão combinando dados com sistemas sofisticados de IA para melhorar os relatórios analíticos e até mesmo fornecer insights sob demanda por meio de comandos de voz. Os dados são o novo ouro.
2. Acessibilidade na nuvem
Embora existam opções para sistemas ERP no local, a nuvem Software ERP recentemente ganhou popularidade. Mobilidade, redução da carga de trabalho da equipe de TI e segurança de dados dedicada são alguns dos principais benefícios do ERP em nuvem. Desde que você tenha uma conexão com a internet e uma solução de ERP hospedada na nuvem, você pode utilizar um dispositivo móvel para acessar o sistema de qualquer lugar. Como resultado, o trabalho pode ser concluído mais rapidamente sem a presença de membros da equipe.
3. Melhor Atendimento ao Cliente
As informações do cliente compõem uma parte dos dados que o ERP atua como um hub central. Múltiplos departamentos podem acessar prontamente e trabalhar juntos nas demandas do cliente quando os dados do cliente são armazenados centralmente, resultando em tempos de resposta mais rápidos, maior precisão do pedido e melhores tempos de entrega. Em vez de manter planilhas, o pessoal de vendas pode se concentrar no desenvolvimento de conexões com os clientes, e os profissionais de marketing podem criar campanhas publicitárias centradas no cliente.
4. Maior Eficiência
Automatizar tarefas manuais e rotineiras é um dos principais benefícios do ERP para as empresas. Os funcionários agora podem se concentrar em coisas que vão gerar mais dinheiro, e isso também ajuda a padronizar os procedimentos corporativos de rotina. Previsão de demanda aprimorada, menos gargalos de fabricação, prazos de entrega mais curtos, uma cadeia de suprimentos mais responsiva e transparente e crescimento dos negócios são benefícios de maior eficiência.
5. Flexibilidade
A adaptabilidade dos sistemas ERP atuais é um recurso apreciado por muitos usuários. As aplicações em maquiagem modular são utilizadas isoladamente ou como um conjunto completo. Sem ter que comprar nada de que não precisa, uma empresa pode escolher os melhores aplicativos que atendam às suas necessidades. As empresas podem eliminar os métodos volumosos que empregaram devido a essa flexibilidade.
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