Outros fatores, como acordos variados, também podem ser problemáticos, juntamente com diferentes opções de faturamento. Certifique-se de que nada seja impreciso ou cause um problema. Vários fatores devem ser considerados e você deve garantir que todos os trabalhos sejam concluídos prontamente e corretamente.
Você pode precisar de uma ferramenta digital útil para organizar as coisas, mas como você pode fazer a tecnologia trabalhar a seu favor e como ela pode ajudar sua empresa? Vamos examinar as principais categorias de software e ferramentas de contabilidade para fornecedores de logística terceirizados e como usar soluções digitais para resolver problemas de faturamento.
O que é 3PL?
Se você possui um site de varejo, o atendimento de pedidos é crucial para as operações de sua empresa. Você pode descobrir que o processamento interno de pedidos de clientes não é mais prático à medida que sua empresa se expande.
A logística de terceiros pode ajudar com isso. Com a ajuda do 3PL Billing and Invoicing, uma empresa pode terceirizar a logística operacional, do armazém à distribuição, liberando seu tempo para se concentrar em outros aspectos de sua organização.
Existe uma ampla gama de serviços que os provedores de logística terceirizados oferecem relacionados à logística da cadeia de suprimentos. Serviços de logística, armazenamento, separação, embalagem, planejamento de estoque, processamento de pedidos, transporte e logística estão incluídos.
A frase “logística de terceiros” pode não ter sido usada, mas nas décadas de 1970 e 1980, as empresas começaram a terceirizar suas necessidades logísticas de entrada e saída para terceiros.
O termo “3PL” tornou-se comum devido ao desenvolvimento e expansão do comércio eletrônico nas décadas de 1990 e 2000, e os 3PLs aumentaram o escopo de suas ofertas. Logística de terceiros é o termo usado para descrever a cadeia de suprimentos integrada de operações de armazém e serviços de transporte.
Faturamento 3PL processo
- Assinar um acordo. Você deve estabelecer um contrato de faturamento com o cliente que inclua todos os detalhes, incluindo a frequência de faturamento, os serviços a serem prestados, preços, condições especiais e opções de pagamento. Para obter informações sobre seus direitos e deveres legais, consulte a Seção 7 do Código Comercial Uniforme. Você também pode consultar os padrões do setor para termos de contrato e procedimentos de faturamento na International Warehouse Logistics Association (IWLA).
- Coleta de dados para transações. Após concluir os serviços descritos no contrato, você compila dados sobre todas as ações realizadas em relação a esse cliente, como relatórios de tempo e mão de obra, ordens de serviço, recibos de compras, relatórios de atendimento de pedidos, relatórios de suprimentos e assim por diante. Serviços de valor agregado certamente estão incluídos se você os oferecer.
- Cálculo. Com base nos contratos de cobrança, você decide quais serviços precisam ser faturados e quanto cobrar. Alguns serviços, como armazenamento, podem ser cobrados mensalmente; outros (como escolher e embalar) geralmente são cobrados por item.
- Escrevendo e enviando uma fatura. Por fim, você entrega ao seu cliente uma fatura com uma lista de todos os custos.
Principais problemas de faturamento e faturamento 3PL
1. Falta de visibilidade do consumidor
– Os clientes frequentemente perguntam: “Por que fomos cobrados por isso?” ou "Exatamente para que serve esta conta?" Os clientes devem entender o que estão comprando. Você não pode desconstruir adequadamente suas cotações de tarifas, fornecer as informações necessárias ou mesmo certificar a precisão das estatísticas se seu faturamento for feito manualmente ou com tecnologias desatualizadas. Que mundo maravilhoso seria se você não tivesse que verificar e explicar cada item de linha na fatura!
2. Informações desconexas
– Muitas operações são realizadas diariamente em armazéns. Se você não tiver um link direto entre o gerenciamento do armazém e os processos de cobrança para monitorar e documentar cada atividade, é mais provável que você ignore algo. Obviamente, as operações não faturadas são aquelas que passam despercebidas. Você não quer perder dinheiro, não é? Não, pois isso implica perda de receita.
3. Atrasos de tempo
– Em relação aos problemas anteriores, o atraso no faturamento é uma ocorrência irritante, mas comum. Nesta situação, a precisão é necessária e não apenas uma virtude. Você pode provar sua confiabilidade e ganhar a confiança e a cooperação de seus clientes entregando as contas apropriadas aos clientes nos momentos apropriados.
4. Erros humanos
– Bem, à luz de todos os problemas que descrevemos com o faturamento, esse problema deve ser bastante evidente. A probabilidade de erros é muito grande se os cálculos forem realizados em planilhas do Excel ou em papel. Como resultado, você perde dinheiro se cobrar menos ou o consumidor fica insatisfeito com as despesas extras. Além disso, sua equipe de contabilidade leva mais tempo, pois a documentação precisa ser corrigida e reescrita.
5. Acordos de clientes variados
– Como cada consumidor é único, você frequentemente precisa fornecer uma abordagem personalizada para conquistá-los de seus rivais. Isso leva a oferecer preços específicos, fazer acordos únicos e promover descontos exclusivos, mas também cria complexidade na produção de contas personalizadas.
Como melhorar seu gerenciamento de faturamento e faturamento 3PL:
1. Automatize o faturamento de seus clientes 3PL
Suas operações de administração de cobrança 3PL podem ser automatizadas para eliminar ainda mais as interações humanas. O próximo passo é desenvolver conjuntos de regras para permitir Faturamento do cliente 3PL uma vez que seus sistemas de remessa tenham sido vinculados e seus dados tenham sido coletados e padronizados em sua plataforma de rastreamento de pacotes e inteligência de negócios (BI).
Nem todos os 3PLs são idênticos em relação à administração de faturamento e procedimentos de faturamento. Cada corporação terá diferentes operadoras, planos de preços, acordos com clientes e descontos devido aos seus requisitos comerciais exclusivos, aumentando a complexidade do processo de cobrança do cliente.
É por isso que é crucial ter uma ferramenta de análise logística capaz de lidar com um número infinito de conjuntos de regras e analisar rapidamente milhões de registros.
Ao integrar seus vários sistemas de negócios, os 3PLs podem utilizar melhor sua ferramenta de análise logística para gerar faturas de clientes e lidar com pagamentos de forma eficaz, enviando automaticamente os dados de volta ao sistema de destino.
2. Reúna sua pilha de tecnologia de remessa.
A integração completa de sistemas em toda a sua pilha de tecnologia de remessa de encomendas é o primeiro passo para melhorar a análise de encomendas 3PL e os processos de faturamento. Para explorar dados críticos de negócios, todos os sistemas que você usa para entregar pacotes devem estar vinculados e fornecer dados à sua plataforma de análise de encomendas e BI.
Usando um sólido sistema de análise de encomendas que fornece uma única fonte de verdade e permite a tomada de decisões orientada por dados, mapeando campos de dados e importando dados de remessa completos regularmente.
Agregar e padronizar seus dados é a próxima fase na integração da pilha de tecnologia de entrega de encomendas. Nomes de campos ou colunas em dados armazenados em TMS, WMS, OMS e sistemas de operadoras frequentemente não coincidem. Um nome de conta em um arquivo pode ser chamado de nome de cliente em outro. A menos que você use uma solução que possa normalizar os dados na importação, campos fora do padrão nos dados causarão enormes desafios de compreensão e análise.
É crucial escolher uma plataforma de análise de pacotes e inteligência de negócios que possa aceitar dados de várias formas e alterá-los automaticamente durante a importação.
As tecnologias tradicionais de análise de encomendas frequentemente precisam de um formato rígido de importação de dados, o que coloca a responsabilidade de atualizar esses dados manualmente em um recurso humano. A menor das empresas considera isso ineficiente e demorado, mas para remetentes e 3PLs significativos, as interfaces humanas criam rapidamente gargalos e dificuldades em todo o sistema de remessa. Para aumentar a produtividade e diminuir os pontos de contato humanos, certifique-se de usar uma análise avançada que possa ingerir dados de várias fontes e formatos.
Benefícios de usar o 3PL Billing and Invoicing
Um fornecedor 3PL pode ser usado com vários benefícios. O benefício mais significativo é que, ao terceirizar essas operações, você pode se concentrar no crescimento das vendas, do marketing e da linha de produtos da sua empresa. Você tem recursos e tempo adicionais após a terceirização de 3PL. Aqui estão alguns outros benefícios:
- Melhore a experiência do cliente atendendo às suas expectativas para entregas regulares no dia seguinte ou no mesmo dia. Como você tem acesso à extensa rede de distribuição do 3PL, você pode fornecer entregas rápidas, independentemente de para onde o pedido está sendo enviado.
- Economize dinheiro em despesas. Sem operar seu próprio espaço e funcionários, isso pode resultar em economias de custo significativas quando se trata de armazenamento. Além disso, as empresas que oferecem previsão de estoque eficaz podem ajudá-lo a maximizar seus níveis de estoque e reduzir as despesas de manter os produtos à mão.
- Suba ou desça quando necessário. A demanda varia ao longo do ano para a maioria das empresas. Você pode controlar picos e vales com mais eficiência usando um 3PL em vez de fazer compromissos de capital desnecessários.
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