Como a implementação do software ERP beneficia sua empresa

Software ERP é um dos sistemas de software mais complicados dentro de uma empresa, mas também é um dos mais benéficos.

As instalações de ERP bem-sucedidas reúnem uma variedade de tecnologias conectadas que permitem que as organizações simplifiquem e automatizem atividades, resultando em uma única fonte de verdade em toda a empresa.

O processo de adoção do ERP está repleto de riscos, como transmissão imprecisa de dados e falta de treinamento do usuário final. Como resultado, a implementação bem-sucedida de sistemas ERP requer alinhamento, planejamento completo e colaboração multifuncional.

Neste artigo, veremos como as empresas podem efetivamente evitar os riscos críticos associados a instalações de software em grande escala implementando uma metodologia padronizada durante o processo de planejamento de implementação de ERP.

O que é ERP?

Embora muitas pessoas confundam o ERP com um mero software de contabilidade, ele é muito mais do que débitos, créditos e lançamentos contábeis.

Simplificando, o ERP é um aplicativo de software que integra (ou conecta) todas as suas atividades ou transações de negócios em um único aplicativo de software. Um único sistema gerencia todos os aspectos do chão de fábrica, depósito, departamento de contabilidade, departamento de atendimento ao cliente ou escritório executivo.

Os sistemas ERP (que geralmente contêm software de contabilidade “central” e um livro-razão geral) normalmente integram gerenciamento de estoque e cadeia de suprimentos, processamento e compra de pedidos, gerenciamento de relacionamento com clientes, manufatura, relatórios financeiros e contabilidade e outros.

O que é implantação de ERP?

Um sistema ERP integra vários processos da empresa, como finanças, recursos humanos, vendas e manufatura, para fornecer benefícios como aumento de produtividade e eficiência. O método de projetar, configurar e implantar um sistema ERP é chamado de implementação de ERP. Como um sistema ERP oferece suporte e automatiza várias tarefas, o processo geralmente leva alguns meses e é sofisticado.

Para garantir uma instalação bem-sucedida, a empresa deve primeiro analisar cuidadosamente suas necessidades, determinar como reorganizar as operações para acomodar o sistema, configurar o sistema ERP para suportar esses processos e testá-lo adequadamente antes de distribuí-lo aos usuários. A preparação adequada e uma técnica de implementação em fases são essenciais para concluir todas essas tarefas no prazo.

Qual é o melhor método de implementação?

As duas estratégias mais comuns são a adoção do ERP big bang e a adoção do ERP em fases.

Seu sistema completo fica on-line com o ERP “big bang” e todos em nossa empresa fazem a transição simultaneamente. Resumindo, você está colocando todos os módulos de todos os departamentos online ao mesmo tempo. Esse método pode diminuir o cronograma de implantação do ERP, mas também pode criar interrupções mais significativas nas operações comerciais normais e sobrecarregar a equipe.

Por outro lado, uma estratégia faseada terá o sistema ERP introduzido gradualmente, muitas vezes por módulo ou área funcional. Esse processo de implantação, geralmente conhecido como “colocar e expandir”, levará mais tempo, pois os elementos são introduzidos gradualmente ao longo do tempo. Essa estratégia pode ajudar o pessoal interno a reduzir o risco e a ansiedade.

Ambas as abordagens de implementação de ERP têm vantagens e desvantagens. Sua equipe de parceiros de tecnologia pode ajudá-lo a desenvolver a estratégia de implementação ideal para suas circunstâncias específicas.

Quais são as seis fases da implementação do ERP?

1. Descoberta e Planejamento

Qual é exatamente a primeira etapa da implementação do ERP? Este estágio compreende a pesquisa e seleção do sistema, formando uma equipe de projeto e especificando os requisitos abrangentes do sistema.

A equipe do projeto será responsável por várias tarefas de implementação, como elaborar o plano do projeto e as datas das metas, alocar os recursos apropriados, tomar decisões sobre produtos e design e gerenciar o projeto no dia-a-dia.

Um dos primeiros objetivos da equipe será obter uma compreensão completa das dificuldades atuais, como ineficiências de processos e requisitos do sistema ERP. Suponha que a empresa já tenha estabelecido um caso de negócios de ERP. Pode ter especificado amplas preocupações de negócios e metas de implementação, como um fechamento financeiro mais rápido, maior percepção operacional ou preparação para um IPO. Isso pode levar a um estudo mais extenso, incluindo a documentação das rotinas atuais e concentrando o desenvolvimento do sistema.

Durante esta fase, a equipe pode escolher e comprar um sistema ERP quando a empresa tiver um entendimento claro de suas necessidades. Uma decisão crítica é empregar uma solução de ERP local ou baseada em nuvem. Você compra e instala hardware e software no datacenter da sua organização para uma solução local. Por outro lado, o ERP baseado em nuvem geralmente é fornecido como um serviço de assinatura acessível pela Internet, facilitando a adoção e exigindo menos conhecimento interno de TI.

. Projeto

A fase de projeto desenvolve um projeto detalhado para o novo sistema ERP com base em requisitos precisos e uma compreensão dos fluxos de trabalho atuais. Esta fase envolve a criação de fluxos de trabalho novos e mais eficientes e outros processos de negócios que usam o sistema. Os usuários devem ser afetados na fase de design porque eles têm o conhecimento mais detalhado dos processos de negócios atuais. Envolvê-los no processo de design também ajuda a garantir que eles aceitarão e utilizarão o novo sistema.

3. Desenvolvimento

A fase de desenvolvimento pode começar após o estabelecimento de critérios claros de projeto. Esta fase envolve a configuração e, quando necessário, a adaptação do software para acomodar os procedimentos revisados. Também pode implicar o estabelecimento de integração com quaisquer outros sistemas de negócios na empresa que o sistema ERP não substituirá. A empresa deve instalar o hardware e o software necessários se você usar um sistema ERP local.

Junto com o desenvolvimento do software, a equipe deve criar materiais de treinamento para auxiliar os usuários na adaptação ao novo sistema. Ele também deve começar a planejar a migração de dados, o que pode ser complicado, pois frequentemente requer extração, processamento e carregamento de dados de vários sistemas, cada um dos quais pode utilizar vários formatos e conter informações duplicadas ou inconsistentes.

4. Teste

O teste e o desenvolvimento podem ocorrer ao mesmo tempo. A equipe do projeto, por exemplo, pode testar módulos e recursos específicos, depois projetar reparos ou modificações dependendo dos resultados e testar novamente. Alternativamente, pode experimentar um módulo ERP enquanto outro ainda está em desenvolvimento. O teste inicial das operações fundamentais do software deve ser seguido por testes completos de seus recursos completos, incluindo permitir que certos funcionários testem o sistema para todas as suas tarefas diárias. Esta etapa também deve envolver o teste dos dados transferidos e o treinamento básico do usuário final.

5. Implantação

Você está trabalhando nessa fase desde o lançamento do sistema. Esteja preparado para problemas, pois pode haver muitas peças em movimento e alguns funcionários confusos, apesar de suas melhores tentativas de prepará-los para a transição. A equipe do projeto deve estar pronta para responder a perguntas, ajudar os usuários a entender o sistema e se esforçar para resolver quaisquer problemas. Se necessário, seu parceiro de implementação deve ser capaz de ajudar com os problemas. Os usuários podem precisar de tempo para se ajustar ao sistema e obter os aumentos de produtividade esperados.

6. Suporte e atualizações

Após a implantação, nutrir seu projeto de ERP ajuda a manter os usuários satisfeitos e garante que a organização obtenha os resultados esperados. Durante esta fase, a equipe do projeto ainda será responsável pelo Sistema ERP, mas sua atenção se voltará para ouvir o feedback do usuário e adaptar o sistema de acordo. À medida que novos recursos são introduzidos, mais desenvolvimento e configuração são necessários. Os novos funcionários são treinados no sistema.

Por que isso Importa?

Várias funções de negócios em uma empresa estão tomando decisões que influenciam a organização a qualquer momento. O ERP permite o gerenciamento centralizado de todas as divisões e operações corporativas.

O ERP é um armazém de informações e uma fonte única de verdade para a organização. Ele simplifica a vida dos tomadores de decisão e permite que os gerentes departamentais confiem nos dados para tomar decisões críticas de negócios.

Aqui estão as razões pelas quais a implantação de ERP é crítica para sua empresa.

1. Análise detalhada

Como o ERP é um banco de dados centralizado, ele também fornece recursos de geração de relatórios. Ele registra todas as atividades dos usuários e auxilia os executivos de negócios na tomada de decisões que podem melhorar a funcionalidade corporativa. A criação de relatórios sem um ERP pode levar muitos dias ou semanas. Os relatórios históricos ajudam a mapear o que as empresas podem ignorar no monitoramento em tempo real. Uma organização pode desenvolver relatórios para qualquer função da empresa e ir fundo para ter uma compreensão mais profunda, desde finanças até gerenciamento de estoque.

2. Aumente o ROI

As organizações que usam o ERP pela primeira vez podem acreditar que será caro. No entanto, depois que a empresa passar da fase de temor, ela verá valor em seus investimentos em ERP. O ERP conecta todos os aplicativos críticos de uma organização. Os funcionários podem utilizar o ERP como uma única fonte de verdade, em vez de navegar entre vários aplicativos para obter informações. Os funcionários podem acessar apenas um aplicativo, o que reduz os custos de treinamento, economiza tempo e lhes dá mais visibilidade.

3. Melhor desempenho do funcionário

Os funcionários são contratados para realizar seus trabalhos e concluir suas atribuições. No entanto, eles devem desempenhar responsabilidades administrativas para garantir a conformidade do processo e a integridade dos dados. Isso influencia seu desempenho porque a maior parte do tempo é gasta em tarefas administrativas. Isso mina o moral dos funcionários e os inibe de cumprir suas obrigações. A solução correta de ERP pode ajudá-lo a automatizar operações repetitivas e permitir que a equipe conclua seus trabalhos em menos tempo.